Sistemas de información

De WikiUDO

UNIDAD I: Sistemas de Información

Cuando una empresa sobrevive y crece la supervisión de las actividades relacionadas con ellas en ese momento el empresario descubre que le sería necesario estar en varios lugares para poder planear, dirigir, analizar, controlar. El administrador se encuentra sumergido en una red compleja de deberes relacionados recíprocamente que debe cumplir. Su respuesta a esas situaciones es predecible y practica, reconoce que necesita ayuda en su empresa para que pueda continuar desarrollándose.

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Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.

Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación, además se reconoce que las tecnologías de la información constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional que experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el estudio y dominio de las influencias que tal transformación impone al ser humano como ente social, ya que tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su forma de pensar.

Dentro de las tecnologías de la información también debemos contemplar algunos conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas como de alto impacto, ya sea para nuestra organización, el individuo o la sociedad misma.

Contenido

Definición

Recordemos que un Sistema, de manera simple y precisa se puede definir como un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo en común.

Un sistema de información SI o IS (information system) es una combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne, transforma y diseña información en una organización. Las personas han dependido de los sistemas de información para comunicarse entre si utilizando una variedad de organismos físicos (hardware), procedimientos e instrucciones de procesamiento de información (software), canales de comunicaciones (redes) y datos almacenados (recursos de datos) desde los albores de la civilización.

Las cuatro actividades básicas

Entrada de información

Proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

Almacenamiento de información

Es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.

Procesamiento de la información

Esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.

Salida de información

Es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

Componentes

--Los sistemas de información dependen de otros subsistemas componentes para poder llevar a cabo las actividades de entrada, proceso, salida, almacenamiento y control que convierten recursos de datos en productos de información. Estos subsistemas incluyen personas, hardware, software, procedimientos y datos. En lo que sigue se detalla sobre cada uno de ellos.

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--Personas: Un sistema de cómputo involucra una variada gama de personas relacionadas con el mismo, puesto que su construcción, mantenimiento y uso representan una labor con cierto grado de complejidad. Se pueden dividir en dos grandes grupos: Los usuarios finales y los especialistas o profesionales.

--Los usuarios finales: son aquellos que operan o interaccionan directamente con el sistema a través de una estación de trabajo o incluso, quienes reciben reportes e información generada por el sistema.

--Entre los profesionales se encuentran: Los analistas de los sistemas de información, encargados de idear soluciones cuando se requiere un nuevo sistema, actualizarlo, modificarlo o reconstruirlo; losprogramadores, que crean los programas de cómputo que forman parte de los sistemas de información; los administradores del sistema, encargados de mantener el sistema en buenas condiciones; los capacitadores, que instruyen y preparan a los usuarios para la utilización del sistema.

--Hardware: Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que constituyen la plataforma física mediante la cual, el sistema de información puede funcionar. Se incluyen aquí, por supuesto, los que permiten las comunicaciones y los enlaces de red. Estos recursos son, por ejemplo, computadoras, monitores, impresoras, disquetes o componentes de almacenamiento de información externos, disco óptico, papel de impresión, cableado de red, y otros.

--Software o programas: Son el componente lógico, es decir, los programas, las rutinas e instrucciones que conforman el sistema de información. Se les suele denominar aplicación de sistema de información. Es así como los sistemas de información pueden tener aplicaciones particulares, por ejemplo, para el área de ventas, de contabilidad, de personal o de compras. La aplicación que conforma un sistema de información completo contiene subconjuntos de programas que se encargan de apoyar las distintas actividades propias de la organización. Componentes de un Sistema de Información. Cuando se habla de sistema de información, las personas suelen pensar que se refiere sólo a la aplicación, al conjunto de programas que la constituye

--Datos: Unidades de información que son almacenadas y generadas en el transcurrir de la labor de la empresa. Los datos son almacenados en las denominadas bases de datos o bases de conocimiento.

Ventajas y Desventajas

La implantación y uso de un sistema de información dentro de una organización regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son positivas y otras no lo son. A continuación, algunas de las ventajas de contar con un sistema de información y algunos puntos negativos que las organizaciones deben enfrentar al implantar un sistema de información:

Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información computarizado:

  • Control más efectivo de las actividades de la organización.
  • Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.
  • Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
  • Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
  • Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
  • Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.
  • Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.
  • Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.
  • Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

Entre las desventajas se puede encontrar:

  • El tiempo que pueda tomar su implementación.
  • La resistencia al cambio de los usuarios.
  • Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.

Las Organizaciones como sistemas

La finalidad de los sistemas de información como la de cualquier otro sistema de una organización, son procesar entrada, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas.

Ellos están formadas por subsistemas que incluyen hardware y software, medios de almacenamientos de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados (equipos específicos, programas, archivos y procedimientos) es lo que se denomina una aplicación de sistemas de información, de esta forma los sistemas de información pueden tener aplicaciones en ventas contabilidad o compras.

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Dados que los sistemas de organización dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas de sistemas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces detallar sus sistemas de información.

La importancia de considerar a las organizaciones como sistemas complejos radica en que los principios que se aplican a los sistemas permiten formarse una idea de la manera en que funcionan las organizaciones. Es muy importante considerar la organización como un todo, con el fin de averiguar adecuadamente los requerimientos de información y de diseñar sistemas de información apropiados. Todos los sistemas se componen de subsistemas; por lo tanto al estudiar una organización, también examinamos como influyen los sistemas más pequeños y como funcionan.

Tipos de Sistemas

Sistemas de Apoyo a las Operaciones

los sistemas de información siempre se han necesitado para procesar datos generados por operaciones comerciales y han sido utilizados en estas. estos sistemas de apoyo a las operaciones generan una variedad de productos de informacion para uso interno y externo.

Sistemas de Procesamiento de Transacciones

Son sistemas de información computarizada creados para procesar grandes cantidades de datos relacionados con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios.

los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los límites de la organización dado que le permiten interactuar con entornos externos. Es importante para las operaciones diarias de un negocio, que estos sistemas funcionen sin ningún tipo de interrupción, puesto que los administradores recurren a los datos producidos por los TPS con el propósito de obtener información actualizada sobre el funcionamiento de sus empresas.

Sistemas de Control de Procesos

Es un sistema en el cual los computadores toman decisiones automaticamente sobre ajuste de un proceso de produccion fisica. por ejemplo, una refineria de petroleo que utiliza una serie de sensores electronicos enlazados a computadores, con el fin de supervisar continuamente los procesos quimicos.

Sistemas de Colaboración Empresarial

Son sistemas de informacion que utilizan una variedad de tecnologias de informacion para ayudar a que las personas trabajen en conjunto. este tipo de sistemas nos ayudan a colaborar: comunicar ideas, compartir recursos y coordinar nuestros esfuerzos de trabajo cooperativo como miembros de los muchos equipos de procesos y de proyectos formales e informalesy de otros grupos de trabajoque constituyen parte esencial de las organizaciones de hoy.


Sistemas de Apoyo Gerencial

Cuando los sistemas de informacion se centran en el suministro de informacion y respaldo de la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes, reciben el nombre de sistemas de apoyo gerencial. Estos sistemas comenzaron cuando se origino el concepto de sistemas de informacion gerencial (MIS, management information systems) en la década de los sesenta. MIS se convirtió en la expresión favorita (y la palabra de moda) de casi todos los intentos por relacionar la tecnología de computador y la teoría de sistemas al procesamiento de datos en las organizaciones. en ese momento se hizo evidente que los computadores se estaban aplicando a la solución de problemas empresariales de manera gradual, concentrándose casi por completo en la computarizacion de tareas de oficina y de mantenimiento de registros. el concepto de sistemas de información gerencial se desarrollo para contrarrestar este desarrollo ineficiente y este uso ineficaz de los computadores. Aunque opacado por los primeros fracasos, el concepto MIS aun se reconoce como esencial para sistemas de información eficientes y efectivos en las organizaciones.

Sistemas de Informacion Gerencial

Los sistemas de información gerencial no remplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, mas bien incluyen el procesamiento de transacciones. Son sistemas de información computarizados cuyo propósito es contribuir a la correcta interacción entre los usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software, y el hardware, funcionen de manera coordinada, los sistemas de información gerencial dan apoyo a un espectro de tareas organizacionales mucho mas amplio que los sistemas de procesamiento de transacciones, como el análisis y la toma de decisiones.

Para acceder a la información, los usuarios de un sistema de información gerencial comparten una base de datos en común. Esta almacena datos y modelos que ayudan al usuario a interpretar y aplicar los datos. Los sistemas de información gerencial producen información que se emplea en la toma de decisiones.


Sistemas de Apoyo a la toma de decisiones

Constituyen una clase de alto nivel de sistemas de información computarizada. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones coinciden con los sistemas de información gerencial en que ambos dependen de una base de datos para abastecerse de datos. Sin embargo difieren en que los sistemas de apoyo a la toma de decisiones ponen énfasis en el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión definitiva es responsabilidad exclusiva del encargado en tomarla. Estos sistemas se ajustan a mas al gusto de la persona o grupo que los utiliza que a los sistemas de información gerencial tradicionales.

Sistemas de apoyo a ejecutivos

Estos sistemas ayudan a los ejecutivos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas graficas y de comunicaciones, que por lo general se encuentran en salas de juntas o en oficinas corporativas personales. A pesar de que estos sistemas dependen de la información producida por los sistemas de procesamiento de transacciones y por los sistemas de información gerencial, ayudan a los usuarios a resolver problemas de toma de decisiones no estructuradas, que no tienen una aplicación especifica, mediante la creación de un entorno que contribuye a pensar en problemas estratégicos de una manera bien informada. Los sistemas de apoyo a ejecutivos amplían y apoyan las capacidades de los ejecutivos al darles la posibilidad de comprender sus entornos.

Otras Clasificaciones de los Sistemas de Información

Otras categorías de sistemas de información proporcionan clasificaciones mas exclusivas o amplias que aquellas que acabamos de mencionar. es por eso que estos sistemas de información pueden respaldar operaciones o aplicaciones gerenciales.

Sistemas Expertos e Inteligencia Artificial

La inteligencia artificial se puede considerar como el campo general para los sistemas expertos. La motivación principal de la inteligencia artificial ha sido desarrollar maquinas que tengan un comportamiento inteligente. Dos de las líneas de investigación de la inteligencia artificial son la comprensión del lenguaje natural y el análisis de la capacidad para razonar un problema hasta su conclusión lógica. Los sistemas expertos utilizan técnicas de razonamiento de la inteligencia artificial para solucionar los problemas que les plantean los usuarios de negocios (y de otras áreas).

Los sistemas expertos conforman una clase muy especial de sistemas de información que se ha puesto a disposición de usuarios de negocios gracias a la amplia disponibilidad de hardware y software como computadoras personales (PCs) y generadores de sistemas expertos. Un sistema experto captura y utiliza el conocimiento de un experto para solucionar un problema especifico en una organización.

Los componentes básicos de un sistema experto son la base de conocimientos, de un motor de inferencia que conecta al usuario con el sistema mediante el procesamiento de consultas realizadas con lenguajes como SQL y la interfaz de usuario.


Sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo y sistemas de trabajo colaborativo apoyados por computadoras

Cuando los grupos requieren trabajar en conjunto para tomar decisiones semiestructuradas o no estructuradas, un sistemas de apoyo a la toma decisiones en grupo podría ser la solución. Este tipo de sistemas, que se utiliza en salones especiales equipados con diversas configuraciones, faculta a los miembros del grupo a interactuar con apoyo electrónico- casi siempre software especializado- y la asistencia de un facilitador especial. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo tienen el propósito de unir al grupo en la busque da de la solución de un problema con la ayuda de diversas herramientas como los sondeos, los cuestionarios, la lluvia de ideas y la creación de escenarios. En ocasiones se hace referencia a los sistemas de apoyo a la toma de decisiones con el termino mas general “sistemas de trabajo colaborativo apoyados por computadora”, que pueden contener el respaldo de un tipo de software denominado groupware para la colaboración en equipo a través de computadoras conectadas en red.

FUNCIONES GERENCIALES EN UNA ORGANIZACION

Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que, según Senn, son las siguientes:

  1. Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.
  2. Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).
  3. Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.
  4. Generación de Reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación deseñales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de información se clasifican en:
    1. Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones.
    2. Reportes de Actividades: Proporcionan información sobre las actividades elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y otros.
    3. Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.
    4. Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues señalar la ocurrencia de condiciones "fuera de limite".Tienen un formato predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condición anormal.
    5. Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.
    6. Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelosque respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si…" No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos primeros reportes son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de información.
  5. Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo de comunicación hombre-maquina. Esta función es generalmente ejecutada por los subsistemas de administración de datos, que facilita el acceso a los datos y de procesamiento de información. La mayoría de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta que facilita la realización de esta función, denominada lenguaje de consultas o de interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-máquina.
  6. Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

Referencias

O´BRYEN, James A. Sistemas de Informacion Gerencial. 4a Ed.. Colombia: Editorial McGraw-Hill Interamericana, 2001.

WILLIAM A. BOCCHINO.Sistemas de Informacion para la aministracion. Editorial Trillas

SENN, James A. Analiis y Diseño de Sistemas de Informacion. 2a Ed.. Mexico: Editorial McGraw-Hill Interamericana, 1992.

Sistemas de información [en línea]. Rena.edu.ve 2008. Disponible en: www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/Informatica/Tema10.html

Sistemas de información [en línea]. Kentron.com.ve. Disponible en: www.kentron.com.ve

Sistemas de información [en línea]. Urbe.edu. Disponible en: www.urbe.edu/.../8-la-epistemologia-y-los-sistemas-de-informacion
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